店舗運営に欠かすことのできないレジをより便利にする「POSシステム」。現在、さまざまな種類が開発・利用されています。本記事では、POSシステムの特徴や仕組み、POSレジとの違い、機能、種類、導入事例などについてわかりやすく解説します。
目次
POSシステムとは？
POSシステムの「POS」とは、「Point of sale」の略で、販売情報を管理する機能を搭載したシステムを指します。日本語では「販売時点情報管理システム」と呼ばれ、商品が販売された時点で、店舗名や時間、商品、価格、数量などのデータをリアルタイムで記録し集計するものです。
POSシステムでデータ化した販売情報を分析することで、事業戦略への活用が可能です。USENではレジを起点に一部の外部システムとも連携でき、業務効率化を図れます。
POSシステムとPOSレジの違い
POSシステムとPOSレジは混同されやすいですが、意味が異なります。前述の通り、POSシステムは商品を販売した時点での情報を管理するシステムの総称で、POSレジはPOSシステムの機能を搭載したレジを指します。つまり、機能や仕組みをPOSシステム、それらの機能や仕組みを搭載した機器そのものをPOSレジと呼ぶのが一般的です。
POSシステムの仕組み
POSシステムでは、バーコードをスキャナーで読み取り、POSシステムにあらかじめ登録した商品情報と照合します。照合後、レジで顧客と金額確認を行い、決済が完了した時点で販売情報がシステムに送信されます。この一連の流れがPOSシステムの仕組みです。
POSシステムによっては、集めたデータを一元管理し、在庫管理や発注・仕入れなどの最適化に活用できます。勘や経験に頼らない、高精度でスピーディーな意思決定にも一役買うでしょう。
POSシステムの主な機能
POSシステムには店舗経営に役立つさまざまな機能があります。ここでは、POSシステムの主要な5つの機能について解説します。
会計機能
会計機能は、売上やお釣りの計算、値引き、割引、レシートの発行などPOSシステムの中でも基幹となる機能です。商品登録や登録情報との照合、計算を自動で行い、人為的ミスの削減や会計処理の効率化を図れます。
POSシステムによっては、顧客から受け取った売上の自動登録やお釣りの自動払い出し機能を備えています。
キャッシュレス決済連携機能
キャッシュレス決済連携機能は、クレジットカードや電子マネーなど各種キャッシュレシュ決済機器にデータを送り、支払いを可能にします。近年さまざまなキャッシュレス決済が登場し、急速に普及した機能の一つです。キャッシュレス決済機器との連携により、自動で売上金額が送信され、スムーズな会計が可能です。また、手入力によるミスも減らせます。
売上分析機能
売上分析機能は、商品の購入日時や価格、数量など販売に関するさまざまなデータを、日別・週別・月別、品目別といったさまざまな軸で管理・分析できる機能です。商品の販売と同時にデータベースに登録されるため、営業終了後にパソコンなどに改めてデータを登録する必要がありません。さらに、クラウド型のシステムを導入すれば複数店舗の売上分析を一括して行うなど、データの活用範囲が拡大します。
商品管理機能
商品管理機能は、商品の販売数や在庫などを適切に管理する機能です。あらかじめ登録された在庫数を基に、販売状況に応じて最新の在庫数が確認できる機能や、在庫がなくなった商品を自動的に通知する機能などがあります。
POSシステム上でリアルタイムに在庫確認ができるため、実際の在庫を確認する必要がなく、顧客からの問い合わせにも迅速に対応できます。また、店舗間の在庫の移動を管理する機能も備え、活用次第では棚卸し作業の時間短縮に期待できるでしょう。
顧客管理機能
顧客管理機能は、美容院やネイルサロン、会員制の飲食店など顧客に応じたサービスを提供する業種で活躍する機能です。顧客の名前や年齢、住所、希望するサービスなどをシステムに上に登録し、再来店時に顧客とのコミュニケーションを円滑に進めたり、リピーターの顧客には特別なサービスを提供したりといった活用方法が可能です。また、過去の商品購入履歴や売上データも合わせて管理できます。
POSシステムの種類
POSシステムの種類は大きく3つに分けられます。それぞれ特徴が異なるため、用途に合わせて、どのPOSシステムを使うかを考える必要があります。
POSターミナル
POSターミナルは、導入数が最も多いPOSシステムです。大型のものから小型のものまでいくつか種類があり、いずれも高い操作性を有しています。オプションも充実しているため、カスタマイズ性も高いといえます。
反面、POSターミナルの端末自体が高価であり、また一定の期間を経過すると老朽化による買い換えが必要です。大規模なチェーンマートなど、ある程度の規模の店舗でなければ導入は難しいといえます。
PC POS
PCPOSは、パソコンにインストールするタイプのPOSシステムです。POSシステムをインストールしたパソコンに、周辺機器を接続することで、パソコンを端末として利用します。パソコンの利点を活かして、社員が業務マニュアルを確認できるようにしたり、連絡用のツールとして併用したりと、さまざまな用途での利用が可能です。
スマートデバイス型
スマートデバイス型は、「タブレットPOSレジ」とも呼ばれ、近年需要が増加しているPOSシステムです。iPadなどのデバイスにアプリをインストールすることで、タブレットをPOSシステムとして利用します。既存のデバイスの流用も可能ですが、もしもデバイスを新しく用意するとしても、基本的に高額な費用は発生しません。そのため、中小企業や個人商店などを中心に導入数が増えています。
POSシステム導入で期待できる効果
経営者や導入担当者の方が最も気になる、POSシステム導入で期待できる効果について解説します。POSシステム導入は、顧客・従業員の双方にメリットが期待できます。
顧客の会計待ち時間を短縮できる
顧客に対しては、会計待ちの時間短縮が期待できます。バーコードでの売上登録やキャッシュレス機器との連携により、それぞれの工程で人の手で行う時間を短縮でき、会計処理の効率が上がります。これにより、顧客がレジに並ぶ時間が短くなり、総合的に顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
レジの入力ミスを防げる
POSシステムの導入は、レジの入力ミスの防止にも力を発揮します。バーコードを読み取り、あらかじめ登録したデータベースへの照合により売上金額を算出するため、入力ミスや操作ミスが起こりません。
また、各種キャンペーンやセット販売による割引も自動で計算されるため、その都度設定する手間も省けます。自動化により、サービス品質のばらつきを軽減できるでしょう。
人件費を削減できる
会計時間の短縮により、従業員一人あたりの生産性が向上し、結果として人件費の削減が期待できます。セルフレジを導入する場合は、会計業務を行う従業員の人数を減らせるため、人件費の削減に直結します。近年では、セルフレジを導入し、人件費の削減を進める企業も多くあります。
在庫を最適化できる
POSシステム導入により、従来難しかった在庫のリアルタイムでの把握が可能です。これにより、営業時間中でも最適な在庫管理が可能となり、スムーズな発注による欠品防止が実現します。また、複数店舗を展開する場合、各店舗の状況がシステム上で可視化されるため、企業全体での適切な仕入れ管理も容易です。
各店舗の情報を一元管理できる
POSシステムを活用すれば、営業終了後のレポートや日報を待たずともリアルタイムで各店舗の情報管理が可能です。集約されたデータはグラフやレポートに可視化でき、本部や経営陣のスピーディーな意思決定をサポートします。また、各店舗の責任者のレポート作成や報告などの業務の効率化にもつながるでしょう。
POSシステムの導入の流れ
- 導入可能なPOSシステムの種類を検討する
- POSシステムを導入して解決したい課題を確認する
- 資料請求や問い合わせをする
- 必要な機能やサービスを検討する
- 商談や見積もりを依頼する
- POSシステムやオプション機能を選ぶ
POSシステムを実際に導入するまでの流れを解説します。
はじめに、事業内容や店舗状況に応じて導入可能なPOSシステムの種類を確認します。次に、現在抱えている課題や解決したい問題を明確にします。課題を明確にすると、その後の検討に必要な機能やオプションの選定に役立つのでしっかり行いましょう。
次いで、資料請求や問い合わせを行い、具体的な商品の検討に移ります。商品の検討の際は、課題を解決できる機能やサービスが装備されているかをポイントに選定しましょう。ある程度の目星がついたら、担当者へ商談や見積もりを依頼します。その際に、カスタマイズが必要なオプションなどがあれば見積もりに含めるように依頼しましょう。
POSシステムの選び方のポイント
次に、POSシステムを選ぶ際のポイントを3つ紹介します。初めてPOSシステムを導入される方は、以下のポイントに特に注目して商品選びを行ってください。
直感的に操作できるか
POSシステムは多くの従業員が使用するため、直感的でわかりやすく、使いやすいかが重要です。簡単に操作できればミスが少なくなり、顧客とのトラブル軽減につながります。
また、操作方法の研修や、従業員が実際に使い慣れるまでの時間を短縮できるため、教育コストを削減できます。導入を検討する際は、数名の従業員から操作性に関しての聞き取りをして、現場の声を参考にするのがおすすめです。
必要な外部システムと連携できるか
導入目的に応じた、外部システムとの連携ができるかも大切なポイントです。キャッシュレス決済やデリバリーシステム、予約サービス、会計ソフトといった実業務から管理業務まで実際の使用シーンを想定して検討しましょう。大規模な会社で導入する際は、特定の部門だけでなくすべての部門のニーズをしっかりと確認して必要な外部システムを把握してください。
また、導入時だけでなく将来何らかの機能が必要になったときに備えて、拡張性も重要です。
サポート体制が整っているか
POSシステムは営業を支える基幹的なシステムのため、トラブルの際のサポート体制は非常に重要です。通信障害や停電のほか、日常のちょっとした疑問にも対応してくれる窓口があるかを確認するとよいでしょう。電話やメールなど問い合わせ方法に何があるか、夜間や年末年始も対応しているか、サポート内容などは確認しておきたいポイントです。
POSシステムの導入事例
ここでは、実際にPOSシステムを導入したお店の事例を紹介します。自店でも活用できるノウハウがないか、ぜひ参考にしてみてください。
業務効率化により人件費の削減に成功
あるアジア料理店では、従来のPOSレジを使用していた際は、営業終了後のレジ締めや売上データの管理、レポート作成に毎日多くの時間がかかっていました。「USENレジ FOOD」を導入後は、リアルタイムで売上管理が可能となり、営業終了後にすぐに帰宅できるようになりました。
また、事務作業の効率化により人件費の削減に成功しています。現在は、従来のPOSレジではできなかった、正確な販売分析が可能となり、営業戦略の立案にも寄与しています。
メニュー単位の売れ筋把握など営業管理が容易に
あるレストランでは、新規店舗をオープンする際に、導入コストや必要な機能を網羅している点を重視し、「USENレジ FOOD」を導入されました。この店舗の店長は、売上の集計・管理だけでなく、売上金の自動分析機能を活用されています。「ABC分析」の画面を見て、メニュー変更時の内容・仕入れ数を算出し、データに基づいた判断が可能となりました。
ミスや人件費は削減、サービス品質は向上
あるラーメン店では、新型コロナウイルスの影響により、顧客と従業員との接触機会を減らすことが求められ、「USENレジ FOOD」に加えて、「USEN SelfOrder TAB」「USEN Ticket & Pay」を活用しセルフオーダー形式に変更しました。お客様はタブレットから注文し、厨房にオーダーが自動的に流れる仕組みを構築しました。これにより、注文や会計ミスや人件費の削減に成功しています。商品のクオリティや提供スピードも向上しました。
近年多くの店舗が取り入れはじめているスマートデバイス型のPOSシステム
近年は中小企業や小型の店舗を中心にスマートデバイス型のPOSシステムの導入が進んでいます。POSシステムの特徴は、スマートデバイスのみで精算や管理、分析などさまざまな業務を行える点です。リアルタイムで売上の集計や管理を行えるため、営業終了後のレジ締め作業なども手早く終わらせられます。また、分析機能を活用すれば店舗運営やマーケティングに関する業務にも活用できるため、幅広い用途で利用可能です。
さらに、スマートデバイスは従来のPOSシステムに比べてスペースをとらない点も大きな特徴といえます。たとえば、iPadはコンパクトなサイズであるため、ちょっとしたスペースにも設置できます。見た目もスマートであるため、店内の雰囲気にも馴染みやすいでしょう。
POSシステムに関するよくあるQ&A
- Q. POSシステムとは何ですか？
- Q. POSシステムはどんな仕組みですか？
- Q. POSシステムとPOSレジの違いは何ですか？
- Q. POSシステムにはどんな種類がありますか？
- Q. POSシステムにはどんな活用例がありますか？
POSシステムに関するよくある質問をQ&A形式で紹介します。本記事の要点の整理としてぜひご活用ください。
- Q. POSシステムとは何ですか？
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A. 商品が販売された時点の情報をリアルタイムで記録し集計するシステムです。
POSとは「Point of sale」の略で、日本語では「販売時点情報管理システム」と呼ばれています。POSシステムには、会計機能のほか、売上分析や商品管理、キャッシュレス決済システムなどの外部機器との連携など店舗営業を支えるさまざまな機能が搭載されています。
- Q. POSシステムはどんな仕組みですか？
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A. バーコードを読み取ってシステムの商品情報と照合し、販売情報を即時に記録・集計します。
POSシステムはバーコードを読み取り、あらかじめ登録したデータベースとの照合を行い、売上の算出を行います。クラウド機能を活用すれば、本部や他店舗など遠隔地からもリアルタイムでデータの確認が可能で店舗経営をサポートします。
- Q. POSシステムとPOSレジの違いは何ですか？
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A. POSシステムは販売時点の情報を管理するシステムの総称、POSレジはPOSシステムの機能を搭載したレジです。
POSシステムは販売時点の情報管理を行うためのシステムの総称で、POSレジはPOSシステムの機能を搭載したレジを指します。具体的には店頭にあるレジが「POSレジ」、POSレジを中で動かすシステムが「POSシステム」です。
- Q. POSシステムにはどんな種類がありますか？
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A. POSターミナル、PC POS、スマートデバイス型の3種類です。
POSシステムには、大型店で活用される「POSターミナル」、パソコンと連携した「PC POS」、iPadやスマートフォンを活用した「スマートデバイス型」などの種類があります。スマートデバイス型は「タブレットPOSレジ」とも呼ばれます。
- Q. POSシステムにはどんな活用例がありますか？
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A.商品の販売数や在庫の管理、売上の集計などさまざまな活用例があります。
POSシステムは、リアルタイムでの売上や在庫の管理、営業分析、外部機器との連携によるキャッシュレス決済やモバイルオーダー注文管理などさまざまな活用方法があります。顧客管理機能があれば、顧客の基本情報やサービスの利用履歴などを管理でき、イベントの招待券や割引クーポンなどの発行などのサービス活用も可能です。
POSシステムで店舗運営をより便利に
一般的にPOSシステムは高額な費用がかかるものであり、なかなか導入が難しいと考えられています。しかし、今回ご紹介したスマートデバイス型のPOSシステムであれば、既存のスマートデバイスを活用できます。新たに専用のデバイスを用意する場合でも、費用を格段に抑えられます。
見た目もスマートで、多様な機能を利用できるスマートデバイス型のPOSシステムはあらゆる店舗で活用できるでしょう。ぜひスマートデバイス型のPOSシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
