売上日報・月報の作成方法・ポイントとは？

見える化

日報や月報には、売上以外に来店人数やメニューごとの注文数などを細かくまとめておく必要があります。その日、その月に何が起こったのかを分析するために、場合に応じて従業員の人数や時間帯別の売上変動なども記載します。

情報の信憑性

日報・月報の作成に必要なデータの管理方法も大切なポイントです。
例えば、日別の注文数を計算する場合、手書きの注文伝票であれば一枚ずつ数えなければなりませんし、注文の変更があった際は計算ミスも発生しやすいです。更には、万が一注文伝票の紛失があった場合、情報の信憑性は低くなります。
このように手書きの注文伝票でデータ管理を行う場合、情報の信憑性は当日働いた従業員に委ねられてしまうため、管理者側は細心の注意が必要です。

店舗運営における重要な情報源

日報・月報は、作成・管理することを目的とするのではなく、分析・比較を行い店舗の運営を改善するために活用していくことが重要です。日報・月報は、目標設計と達成率の確認、今後のアクションプランに落とし込むための大切な情報源となります。
このように、日報・月報は店舗を運営していく上で重要な情報と言えます。

その日の目標

1日でどんな成果を出したいのか、何ができるようになりたいのか具体的に記載しましょう。店舗業務であれば、1日の売上金額の目標を具体的に記載するのが望ましいです。

その日の成果

1日で実際に達成できた成果について、具体的に記載しましょう。店舗業務なら目標と同様に、1日の売上金額を記載します。

良かった点

その日の中で、成長を実感できたことや、上手くいったことなどについて記載しましょう。店舗業務なら、お客さまへの対応が中心です。対応の仕方が良かったことで、お客さまが満足した様子だったことなどを記載しましょう。小さなことでも問題ありません。クレームに上手く対処できたことなども、良かった点として記載できます。

今後も似た状況で、同じように対処できたら良いと思えることを記載しましょう。

改善すべき点

その日の中で失敗したと感じたことや、あまり上手くいかなかったことなどについて記載します。良かった点と同様に、店舗業務ではお客さまへの対応が中心になるでしょう。スムーズに対応できずお客さまを待たせてしまったり、クレームが来てしまったことなどを記載します。

良くなかった事実をただ記録するだけでなく、次はどのように対応すれば改善につながりそうかということも書いておきましょう。

翌日の目標

翌日は、どのような成果を達成したいのか記載する項目です。具体的な売上金額の数値目標を記載しましょう。今日の出来事や売上金額などを考慮して決めます。

具体的な数字を含めて記載する

日報に記載する内容のうち、数字で書き表すことができる項目があれば、そこにはすべて具体的な数字を記載するようにしましょう。

例えば、「新商品の売上数を増やす」のような書き方ではなく「新商品の売上数を30個以上にする」のような具合です。具体的な数字を書くことで、達成できているかどうかを客観的に判断できます。

まとめて書かない

1日の仕事の最後に日報を書く人も多いですが、記載するべき内容が出てきたら、なるべくその都度記載するようにしましょう。まとめて書こうとすると、あまり詳しく思い出せず、薄い内容になってしまうこともあります。

原因や理由をよく考える

記載内容について、良かった点も悪かった点も、なぜそのようになったのか具体的な原因や理由をよく考えて記載するようにしましょう。そうすることで、良かった点であれば、次回同様の状況になった場合も同じく良い対応ができるようになります。悪かった点であれば、改善するのに役立つでしょう。